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Das Application Portfolio Program Management (auch genannt Project Portfolio Management, oder PPM) ist die Methodologie im Herzen Ihrer IT-Anwendungsstrategie. Beim Portfoliomanagement geht es um den Blick auf’s große Ganze, der die objektiven Kriterien für das Identifizieren, Einstufen, Positionieren und Auswählen neuer Anwendungs- und Change Delivery Projekte bestimmt.
PPM hat drei Bestandteile, die für die Application Delivery entscheidend sind: Zusammenarbeit, Voraussicht und Risikomanagement. Mit dem richtigen Tool können diese Bestandteile in den Application Delivery-Prozess integriert werden.
Wie funktioniert PPM?
PPM beginnt mit der Profilerstellung der Business-Anwendungen Ihres Unternehmens und aller dazugehörenden Change Delivery-Projekte und -Aktivitäten. Dies, zusammen mit einer Kosten- und Risikoanalyse, ermöglicht die Bewertung des Wertes für das Business sowie der technologischen Tauglichkeit. Das Ergebnis sind Erkenntnisse, die Ihnen dabei helfen, Aktivitäten für eine Verbesserung zu bestimmen und zu priorisieren.
PPM-Technologie hilft Unternehmen dabei, die Leistungsfähigkeit für die verfügbaren Ressourcen zu optimieren. Sie unterstützt ein effektives Portfoliomanagement durch die Priorisierung von Aktivitäten, basierend auf ihrem ROI. Zudem beinhaltet PPM die De-Priorisierung von geringwertigen Projekten und Aktivitäten sowie die Entscheidung, bestimmte Anwendungen außer Betrieb zu nehmen, weil sie zu viele Upgrades benötigen oder sie nicht mit neueren Anwendungen kompatibel sind.
Kann Ihr Application Delivery-Prozess vom PPM profitieren?
Hier sind einige der Indikatoren dafür, dass Ihr Unternehmen höchstwahrscheinlich vom PPM profitieren kann:
- Kein Priorisierungsprozess für Business-Anforderungen
- Starke interne Konkurrenz um die Finanzierung und Personalbesetzung von Projekten
- Kosten für Fremdanbieter scheinen stets außer Kontrolle zu geraten
- Häufige Änderungen des jeweiligen Status der Projekte (aktiv, on-hold, Priorität usw.)
- Viele Projekte bringen keinen strategischen Mehrwert für das Unternehmen
- Zu viele kleine Projekte im Gange
- Keine verfügbare ‘Knowledge-Base‘ der gemachten Erfahrungen
- Projektnutzen wird weder erfasst noch nachverfolgt
- Für den Projekterfolg muss keine Rechenschaft abgelegt werden
- Projekt-Teams sind überarbeitet und werden nicht genug wertgeschätzt
- Übermäßige Projektverzögerungen aufgrund fehlender Ressourcen
Der Wert des PPM für die Application Delivery
Bei der Delivery von Business-Anwendungen geht es tatsächlich darum, einen strategischen Mehrwert für Ihr Unternehmen zu liefern. Die Einführungszeit ist wichtig und somit kann jegliche Programm- oder Projektverzögerung durch den Verlust eines Geschäfts oder von Marktanteilen an den Wettbewerb Kosten verursachen.
Stellen Sie sich beispielsweise dieses Szenario vor: Sie haben sich dazu verpflichtet, einen neuen Standard (d. h. Compliance) auszuliefern, der für Ihr gesamtes Digital Transformation Portfolio maßgeblich ist. Um dieses strategische Ziel der Bereitschaft für eine Kampagne oder eine Verordnung zu erreichen, haben Sie Ihr Team in zwei kleinere Teams aufgeteilt und sie mehreren parallellaufenden Projekten und Anwendungen zugeteilt. Dies ist ein komplexes Unterfangen und die Einsicht in das Fortschreiten ist entscheidend. Eine Risikominderung in Echtzeit ermöglicht es Ihnen, Standardanforderungen, die sich verzögern, zu erkennen und sie zu kennzeichnen, dass sie möglicherweise das Release-Datum nicht einhalten werden.
Gleichermaßen werden konkrete Erkenntnisse hinsichtlich einer Abweichung vom geplanten Programm-Budget geliefert. Sobald eine Budgetabweichung erkannt wird, beispielsweise in Bezug auf den geschätzten Entwicklungs- und Testaufwand, können Sie als Programmmanager eine Entscheidung treffen, den Programmumfang zu verkleinern, weitere Ressourcen hinzuzufügen oder den Delivery-Zeitplan zu verlängern.
Schließlich und endlich kann ein PPM-System handlungsorientierte, programmbasierte Erkenntnisse zum Risiko des Nichteinhaltens der Quality Gate KPIs im Release-Zeitplan bieten. Beispielsweise erreicht ein wichtiger Release-KPI für diesen neuen Standard 100% Ausführung der Testabdeckung und NULL Fehlern. Ihre PPM-Lösung kann Ihnen dabei helfen, zeitgerecht zu erkennen, dass im Regressionszyklus kritische Fehler entdeckt wurden. Sie können dann die genauen Projekt- und Epic-Owner ermitteln, zur schnellen Handlungsaufforderung. Als nächstes nutzen Sie Ihr PPM-Tool dazu, dass Ihre Entwickler und Tester schnell reagieren, die Fehler beheben und noch einmal testen, und zwar innerhalb des gesetzten Zeitplans. Sollte Ihr Team nicht über die nötigen Kapazitäten dafür verfügen, können weitere Maßnahmen ergriffen werden, wie z. B. die Zuordnung von Teammitgliedern aus anderen, weniger strategischen Projekten, um den Release-Zeitplan des Programms einzuhalten.
Zusammenfassend kann man sagen, dass PPM, sofern richtig durchgeführt, das Aufblasen des Portfolios beseitigt und die Komplexität, Überschneidungen und Redundanzen verringert. Nutzen Sie PPM für eine bessere Effizienz bei der Delivery von IT-fähigen Business Services.
Warum PPM für die Application Delivery entscheidend ist
Änderungs-Releases für eine Business-Anwendung wirken sich auch auf andere Plattformen und Anwendungen aus, was häufig mit Risiken, wie z. B. Stillstandszeiten oder kritischen Business-Fehlern assoziiert wird.
Der PPM-Prozess hilft Unternehmen dabei, die Folgen vorherzusagen, Risiken zu vermeiden und Projekte zu planen, die die besten Ergebnisse bieten. Bei der intelligenten Entscheidungsfindung geht es um das Analysieren des Risikos gegenüber dem Ergebnis. Hier sind einige der Fragen, die PPM in Bezug auf die Delivery von Anwendungsänderungen beantworten kann:
- Ist diese Änderung für unsere Gesamtziele als Organisation entscheidend?
- Welche aktuellen Projekte können als Hemmnis für den Abschluss dieser Änderung wirken?
- Stehen mir die Ressourcen für die Durchführung dieses Change-Projektes zur Verfügung?
- Gibt es ein ähnliches Projekt in meinem Portfolio, welches ich dazu nutzen kann, nach diesem zu modellieren?
- Sind die Erwartungen der Beteiligten realistisch? Wo können wir Kompromisse schließen?
Project Portfolio Management und PPM-Tools helfen Unternehmen dabei, jedes Detail eines beabsichtigten Change-Projekts aufzuschlüsseln – Budgets, Ressourcen, Aufgaben, Zeitpläne und Ziele. Mit der detaillierten Analyse der beabsichtigten Änderungen, abgewogen gegen aktuelle Projekte, kann ein Unternehmen festlegen, welche Risiken die besten Ergebnisse erzielen.
Warum einige Unternehmen PPM nur langsam annehmen
Unternehmen nehmen PPM nur langsam an, denn es ist schwierig, die Fachabteilungen dazu zu bekommen, Änderungen an Anwendungen zu unterstützen. Change Delivery Projekte haben im Allgemeinen gar nicht erst die Chance, zu starten, es sei denn, eine wichtige Initiative zur Business-Transformation macht eine Re-Evaluierung des gesamten Portfolios notwendig.
Einige Unternehmen schaffen es regelmäßig, Portfoliomanagement auf Business Services-Ebene zu umgehen, während andere versuchen, mit kurzfristigem, auf die Service Delivery fokussiertem Management auszukommen. Beide Ansätze dürften jedoch höchstwahrscheinlich dabei scheitern, Anwendungen oder Services zu erkennen, wenn sie sich dem Ende ihres nutzbringenden Lebens nähern.
Die 3 PPM-Bestandteile, die für die Application Delivery entscheidend sind
Portfoliomanagement-Lösungen gibt es zurzeit von mehreren Anbietern. Die Hauptfaktoren, die man sich bei der Auswahl einer PPM-Lösung anschauen sollte, sind gemeinschaftliche Zusammenarbeit, Voraussicht und Risikomanagement.
Kollaboration
Mit einer optimalen PPM-Lösung werden alle Beteiligten durch zuverlässiges und durchgängiges Feedback auf dem Laufenden gehalten. Führungskräfte sollten wissen, welche Projektmanager eingesetzt werden sollten, Projektmanager sollten leichten Zugang zu Teammitgliedern erhalten und Teammitglieder sollten die Kommunikation mit der Führung verbessern.
Voraussicht
Eine erfolgreiche Portfoliomanagement-Lösung sollte Echtzeit-Informationen zu den mit jeder Anforderung und jedem Projekt verbundenen Risiken aufzeigen. Sie sollte dabei helfen, transformativen Maßnahmen gegenüber denen mit niedrigem ROI Vorrang zu geben und funktionale Redundanzen zu beseitigen.
Risikomanagement
Durch die Verwendung besonderer Schlüsselindikatoren, die Risiken (z. B. Kosten gegenüber Rendite) aufzeigen, kann ein erfolgreiches PPM-Tool einen harten ‘Go-or-Kill’-Entscheidungspunkt nutzen, um zu bestimmen, ob ein Projekt vorangetrieben werden sollte. Dies ermöglicht die Schaffung durchgängiger und reproduzierbarer Workflows, die Effizienz und eine optimale Team-Performance sicherstellen.
Ein abschließendes Wort zu den Features
Wenn Sie eine PPM-Lösung auswählen, suchen Sie nach diesen wichtigen Funktionen:
- Zentrales Management von Projekten, Releases sowie künftigen Erfordernissen von Business- und IT
- Einsichten in Aktivitäten, vergangene und zukünftige Investitionen, über alle Anwendungen und Geschäftsbereiche hinweg
- ‘Drag-&-Drop’-Dashboard für die Projekterstellung, Bedarfszuordnung und zeitliche Releaseplanung
- Standardmäßige Fortschritts- und Risiko-Dashboards zur Überwachung des Projektplanungs- und -durchführungsstatus